Erstellen der Datenquelle (Steuerdatei)
Es ist nicht zwingend notwendig, aber sinnvoll, die Datenquelle zuerst zu erstellen. Dazu richtet man eine Tabelle (z.B. in einem neuen WORD-Dokument) ein, wählt die Überschriften zu den einzelnen Daten, die man eingeben will (z.B. Nachname, Vorname, Straße,...) und speichert die Datei unter einem sinnvollen Namen ab, beispielsweise unter dem Namen St_Übung.
Beachten Sie beim Erstellen der Steuerdatei folgende Punkte:
· Die Tabelle muss am Anfang des Dokuments stehen und darf keine Gesamtüberschrift haben, sie muss aber Spaltenüberschriften haben.
· Man sollte sich vorher überlegen, welche Überschriften (in den Spalten) man für den Serienbrief, den man erstellen will, braucht.
· Beim Ausfüllen der Tabelle, muss man darauf achten, dass man in einer Zelle keine Absatzschaltung eingibt. WORD interpretiert das nämlich als das Ende des Datensatzes. Der Rest der Zeile geht verloren.
|
Nachname |
Vorname |
Anrede |
Straße |
Ort |
Titel |
|
Kunz |
Inge |
Frau |
Maxstr. 29 |
78467 Konstanz |
Dr. |
|
Klappert |
Helmut |
Herr |
Genscherstr. 72c |
28211 Bremen |
Dipl. Ing. |
|
Rieger |
Marion |
Frau |
Aufstr. 17 |
44649 Herne |
Ohne |
|
Piller |
Willy |
Herr |
Am Wiesengrund 14 |
47653 Castrop Rauxel |
Prof. Dr. |
Tabelle 2, Beispiel einer Steuerdatei
Im Unterschied zum Hauptdokument muss die Datenquelle nicht
unbedingt im WORD Format erzeugt werden, sondern kann in anderen Formaten (z. B.
Excel, Outlook u. a.) erstellt werden.
Das Hauptdokument dagegen ist ein
speziell in WORD gefertigtes Dokument.
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