Das Prinzip des Seriendrucks
Zur Erstellung eines Serienbriefes müssen zwei verschiedene Dokumente erstellt werden. Man braucht:
· Die
Datenquelle oder Steuerdatei
Das ist eine Tabelle, die die
Empfänger-spezifischen Daten enthält, wie Namen, Adressen, Geschlecht, Titel
usw.
· Das
Hauptdokument, ein Dokument mit Platzhaltern für eben diese
Empfänger-spezifischen Daten.
Diese Platzhalter (Seriendruckfelder), werden
von WORD durch die Empfänger-spezifischen Daten ersetzt.
WORD verbindet also den allgemeinen Text, der für alle Empfänger gleich ist, mit Daten, die für die jeweiligen Empfänger individuell sind.
Kleines Beispiel:
Der Herr Müller wird selbstverständlich in seinem Brief mit Sehr geehrter Herr Müller angesprochen, die Frau Dr. Heinze mit Sehr geehrte Frau Dr. Heinze.
Der Text, den beide bekommen, ist dagegen identisch.
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Erstellen der Datenquelle (Steuerdatei)