Zur Erstellung eines Serienbriefes benötigen wir zwei verschiedene Dokumente. Man braucht:
· Die
Datenquelle oder Steuerdatei
Das ist eine Tabelle, die die
Empfänger-spezifischen Daten enthält, wie Namen, Adressen, Geschlecht, Titel
usw.
Abbildung 64, Beispiel einer Datenquelle
· Das
Hauptdokument, ein OOWriter-Dokument mit
Platzhaltern für eben diese Empfänger-spezifischen Daten.
Diese
Platzhalter (Seriendruckfelder), werden von OOWRITER nacheinander durch die
Empfänger-spezifischen Daten ersetzt. Das Ergebnis des Seriendrucks sind also in
unserem Fall 7 Briefe an die 7 Adressen unserer Beispiel-Datenquelle.
Abbildung 65, Hauptdokument mit eingefügten Seriendruckfeldern
OOWRITER verbindet also den allgemeinen Text, der für alle Empfänger gleich ist, mit Daten, die für die jeweiligen Empfänger individuell sind.
Kleines Beispiel:
Die Frau Müller wird selbstverständlich in ihrem Brief mit Sehr geehrte Frau Müller angesprochen, der Herr Meier-Schulz mit Sehr geehrter Herr Meier-Schulz.
Der Text, den beide bekommen, ist dagegen identisch.
Eine Datenquelle kann entweder eine Datei, ein Tabellenblatt oder eine Datenbank
sein, die eine Liste mit Namen und Adressen enthält, an die jeweils ein Brief geschickt
werden soll.
Bevor Sie eine Datenquelle für die Serienbrieffunkton verwenden können, muss sie registriert werden. |
Das Registrieren der Datenquelle