DIENSTPLANWP
Typ: Zuordnung
1 Kurzbeschreibung
Dieses Programm nimmt eine automatische Zuordnung von Dienstleistern (DL) zu Dienstleistungs-Empfängern. (DLE) vor.
Ergebnis:
Für jeden Dienstleister: Wann gehe ich wo hin?
Für jeden Dienstleistungsempfänger: Wer kommt wann zu mir?
2 Detail-Beschreibung
2.1 Allgemeines
2.1.1 Aufgabe:
Eine Gruppe von m Dienstleistern soll für eine vorgebbare Planperiode auf n Einsatzorte verteilt werden, so daß täglich möglichst je ein Dienstleister (wahlweise auch ein Team von Dienstleistern) an je einem Einsatzort verfügbar ist.
Die Planung soll berücksichtigen:
* Unterschiedliche Verfügbarkeit der Dienstleister und der Dienstleistungs-Empfänger.
(Urlaub, andere Verpflichtungen, persönliche Vorlieben usw.)
* Unterschiedlichste Aspekte der Zuordnung
Die Flexibilität des Programms wird verdeutlicht durch die Beschreibung der folgenden Plan-Vorhaben.
2.1.1.1 ärztlicher Notdienst
In einer Kommune soll der ärztliche Notdienst für die Sonn- und Feiertage organisiert werden.
Planungszeitraum: 1Jahr
Es stehen insgesamt 24 ärzte für diese Aufgabe zu Verfügung. An jedem Tag soll ein Verantwortlicher (sozusagen im Vordergrund) bereit stehen, ein weiterer hat Bereitschaft, greift aber nur ein, wenn der Verantwortliche ausfällt. (Hintergrund)
Die Aufgabenverteilung innerhalb eines solchen Zweierteams soll zyklisch wechseln, die Teamzusammensetzung soll möglichst gleich bleiben.
Die unterschiedliche Urlaubssituation der Beteiligten ist zu berücksichtigen.
Jeder Beteiligte soll möglichst die gleiche Anzahl Einsätze in Verantwortung und Bereitschaft aufweisen.
2.1.1.2 Wahlkämpfer
Für einen Wahlkampf sollen eine Gruppe von 27 Wahlkämpfern für ihren Einsatz in 48 Kommunen verplant werden.
Die Zuordnung soll nach folgenden Aspekten erfolgen:
Berücksichtigung der komplexen Terminkalender der Wahlkämpfer und der Kommunen.
Jeder sollte möglichst an jedem Ort erscheinen.
Jeder Ort soll möglichst gleich viele Einsätze aufweisen.
Jeder Wahlkämpfer sollte möglichst gleich viele Einsätze haben.
2.1.2 Lösung:
Das vorliegende Programm bietet eine Oberfläche, die eine komfortable Modellierung des Planvorhabens gestattet:
Vorgaben von Namen der Dienstleister und der Einsatzorte; Festlegen der Planperiode; Anlegen von Termin-Profilen für alle Beteiligten (wann ist wer verfügbar?) werden durch klar strukturierte Dialogfelder unterstützt. Zu jedem Dialog können zusätzliche Hilfetexte eingeblendet werden.
Sind alle Basisangaben verfügbar, errechnet das Programm für jeden Tag der Planperiode zu jedem Einsatzort den passendsten Dienstleister und stellt das Ergebnis als sog. „Masterplan“ in Form einer Excel-Tabelle zur Verfügung. Die Tabelle weist in übersichlicher Form aus, wer an welchem Tag wo im Einsatz ist.
Passend heißt in diesem Fall: „erfüllt die in der Aufgabenstellung genannten Kriterien am besten.“
Kriterien können über das Dialogfeld „Tuning“ verändert und gewichtet werden.
Werden an einem Tag nicht alle verfügbaren Dienstleister benötigt, so werden die überzähligen mit „frei“ gekennzeichnet. Reichen die Dienstleister nicht aus, um den gesamtem Bedarf abzudecken, werden die nicht berücksichtigten Einsatzorte mit „NN“ gekennzeichnet.
Dienstleister, die am jeweiligen Tag nicht verfügbar sind (Urlaub o.ä.) erhalten die Kennzeichnung „n.v.“
2.2 Funktionen
2.2.1 Planung modellieren
Um einen Dienstplan aufstellen zu können, müssen bestimmte Vorgaben gemacht werden:
Namen, Zeiten, Verfügbarkeiten, Planungs-Präferenzen.
Die erforderlichen Eingaben werden vom Programm durch eine übersichtliche Benutzeroberfläche optimal unterstützt. Jedes Dialogfeld, das eingeblendet wird, besitzt am oberen rechten Rand eine Schaltfläche „?“, mit deren Hilfe ein erklärender Hilfetext zur jeweiligen Einstellung abgerufen werden kann.
2.2.1.1 Namen von Dienstleistern und Dienstleistungsempfängern vorgeben
Zur Eingabe der Namen, ebenso zum ändern und Löschen, werden Dialogfelder nach Abbildung 1 eingeblendet:
Abbildung 1, Dialogfelder zur Vorgabe der Namen
Die Namen müssen nur bei Planung der ersten Planperiode eingegeben werden, bei späteren Planungen kann darauf zurückgegriffen werden.
2.2.1.2 Planperiode festlegen
Die Planperiode beginnt frühestens mit dem aktuellen Tagesdatum und endet spätestens am 31.12. des Folgejahres. In diesem Zeitbereich werden Anfangs- und Enddatum in den Textfeldern „von“ und „bis“ eingestellt.
Abbildung 2, Dialogfeld zur Festlegung der Planperiode und der Termin-Profile
2.2.1.3 Termin-Profile
Für Dienstleister und Dienstleistungsempfänger können individuelle Zeiten festgelegt werden, zu denen sie nicht verfügbar sind (z.B. wg. Urlaub oder anderen Verpflichtungen)
Mit Hilfe der Steuerelemente im Bereich „Termin-Profile für Dienstleister und Dienstorte festlegen“ können beispielsweise so komplexe Profile definiert werden wie „…kann generell an Wochenenden und Feiertagen, außerdem vom 3.4.04 – 5.6.04 täglich (Positiv-Liste)“ oder auch „…kann nie mittwochs und freitags, außerdem nicht im August und November 2004 (Negativ-Liste)“.
Termin-Profile bleiben gespeichert, bei späteren Planperioden kann darauf zurückgegriffen werden.
2.2.2 Dienstleister zu Dienstleistungsempfängern zuordnen
Nachdem alle Plan-Vorgaben getätigt wurden, ordnet das Programm die Dienstleister den Dienstleistungsempfängern zu.
Dabei spielen neben der Verfügbarkeit noch die unter Pkt. 2.1.1 genannten Planungs-Aspekte eine Rolle: Für jede einzelne Zuordnung wird die optimale Paarung berechnet.
Das Plan-Ergebnis liegt in Form einer EXCEL-Tabelle gem. Abbildung 3 vor.
Abbildung 3, Ergebnis der Planung
Erläuterung des Ergebnisses:
In den Spalten der Dienstleister (im Beispiel Spalten V bis Z) werden die Orte aufgeführt, die die Dienstleister besuchen, in den Spalten der Dienstleistungsempfänger (Spalten AA bis AC) werden die Dienstleister aufgeführt, die diese Orte besuchen.
Eintrag „frei“ bedeutet: Dienstleister steht zwar zu diesem Termin zur Verfügung, wird aber nicht eingesetzt (kein Bedarf)
Eintrag „n.v.“ bedeutet: Dienstleister ist zu diesem Termin nicht verfügbar.
Leere Zelle in den Spalten der Dienstleistungsempfänger bedeutet: Besuch an diesem Tag unerwünscht.
2.3 Tuning
Die Aspekte, die bei der Planung eine Rolle spielen sollen, können über das Dialogfeld „Präferenzen“ vorgegeben werden.
Die einzelnen Aspekte können gewichtet werden. Auch negative Gewichte sind zulässig.
2.4 Technik
DIENSTPLANWP ist als EXCEL-ADDin realisiert. Die Funktionen zur Erstellung des Dienstplans sind als VBA-Programme ausgeführt.
Diese Programme laufen auf Ihrem Rechner nur ab, wenn Sie Ihre Makro-Sicherheitsstufe auf „Niedrig“ eingestellt haben. (EXCEL – Extras – Optionen – Sicherheit – Makrosicherheit – Niedrig)
2.5 Installation
Nach dem Download finden Sie im ZIP-Ordner die Datei DIENSTPLANWP.xla. Wenn Sie diese Datei öffnen, erscheint in Ihrem Excel-Menü der neue Befehl DIENSTPLANWP. Die Installation ist abgeschlossen.
Achtung: Beim öffnen von DienstplanWP erscheint keine neue Arbeitsmappe! Das einzig sichtbare Zeichen für die geöffnete Datei ist der neue Befehl „Dienstplanwp“ im Excel-Menü!
2.6 Kosten
DIENSTPLANWP gibt es als kostenlose DEMO-Version und als lizenzpflichtige Vollversion. Die Vollversion kostet EUR 48,-.
Funktional unterscheidet sich die DEMO-Version von der Vollversion so gut wie überhaupt nicht.
Alle Funktionen sind aktiv und können uneingeschränkt benutzt und getestet werden, Dienstpläne lassen sich jedoch in der DEMO-Version nicht ändern, sondern nur neu erstellen. Die Vollversion ist zeitlich unbegrenzt nutzbar.