Das Testen einer Seriendruckoperation
Bevor man mit dem Druck der Serienbriefe beginnt, ist zunächst einen Probedurchlauf ratsam. Wenn man die Schaltfläche Fehlerprüfung im Dialog Abbildung 126 anklickt, startet WORD einen internen Durchlauf, ob Hauptdokument und Datenquelle formal zusammenpassen.
Es erscheint eine kleine Dialogbox, in der man die Art der Fehlersuche festlegen kann.
Abbildung 127, Die drei möglichen Prüfverfahren einer Serienbrief-Operation
Ratsam ist, die erste Option zu wählen. Hierbei läuft der Test als Simulation ab, ohne dass die einzelnen Serienbriefe auch wirklich erstellt werden.
Bei der zweiten und dritten
Möglichkeit werden dagegen sofort die Serienbriefe erzeugt, (jedoch noch
nicht gedruckt).
Zum Hauptdokument kommen Sie zurück, indem Sie den
angezeigten Serienbrief schließen.
Schaut man sich die Vorschau des Serienbriefes an, so kann es vorkommen, dass die Datensätze Felder enthalten, die bei einigen Empfängern leer sind, z. B. ein Feld Abteilungsbezeichnung als Zusatz zum Namen. Würde ein Datensatz mit einem leeren Feld gedruckt, so erschiene im Serienbrief an dieser Stelle eine (unschöne) Leerzeile.
Um dies zu vermeiden, wählen Sie die Option Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen nicht drucken im Dialog Abbildung 126.
Klicken Sie nun
auf die Schaltfläche Zusammenführen im Dialog Abbildung 126. WORD erstellt ein neues Dokument mit
dem Namen Serienbriefe1, in dem hintereinander alle Briefe an die Empfänger
stehen.
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